ניהול ידע: חלוקת כרטיסי חינם

בפסטיבל כ-400 מקבלי כרטיסי חינם, הנמנים על האוכלוסיות הזכאיות הבאות:

1. סגל (כ-120)  – > הטיפול בכרטיסים באחריות א. מנהלה

2. מרצים, פאנליסטים ומעבירי סדנאות (כ-110) -> הטיפול בכרטיסים באחריות מנהלת התוכן כאשר הוצאת המיילים היא באחריות צוות הפקת התוכן

3. מנחי משחקים (כ-30) – > הטיפול בכרטיסים באחריות מנהל התוכן הלא עיוני כאשר הוצאת המיילים היא באחריות צוות הפקת התוכן

4.  משתתפי ומארגני הפקות מקור (כ-30) -> הטיפול בכרטיסים באחריות א. הפקות מקור

5. מתנדבים (כ-180) -> הטיפול בכרטיסים באחריות א. כוח אדם

6. אורחים (כ-10) -> הטיפול באחריות א. מנהלה

ניתן לראות מהספירה הנ”ל שקיימת חפיפה רבה בין הסיווגים השונים, במיוחד בין מנחים למרצים, בין פאנליסטים למרצים ובין מעבירי סדנאות למרצים.

על מנת לקבוע את הגורם המטפל בכל אדם יש לעבוד על פי המדרג הנ”ל – כך אדם המחזיק בכמה כובעים יטופל לפי התפקיד שמופיע קודם במדרג.

*רשימה במסמך גוגל-דרייב של כל האוכלוסיות הזכאיות תשמש הן להפקת תגי השם והן למעקב שכולם מטופלים – א. מנהלה אחראי על תחזוקת הרשימה בעזרת כל ראשי הקבוצות הנ”ל.

הזכאות לכרטיסים

סגל ומשתתפי הפקות מקור יקבלו כרטיסים לכל ימי הפסטיבל

מרצים, פאנליסטים, מעבירי סדנאות ומנחי משחקים יקבלו כרטיסים  לאירועים לא של עצמם, לימים שבהם הפעילויות בהשתתפותם. חריג: הלוקחים חלק ביותר מפעילות אחת יקבלו כרטיסים למספר הימים בפסטיבל שלא יפחת מכמות הפעילויות בהם הם משתתפים.

בנוסף, מרצים יקבלו שני כרטיסים לאירועים של עצמם לאורחים מטעמם.

משתתפי הפקות המקור יקבלו שני כרטיסים למשתתף, לאורחים מטעמם במהלך הפסטיבל כולו.

הגבלות בחלוקת כרטיסים

מכסת כרטיסי החינם הינה 20% מסך המושבים באולם (כאשר לא כל הכרטיסים נמכרים, אך כל החינמיים מחולקים, בפועל יותר מ-20% מהקהל נכנס בחינם).

אדם לא יקבל יותר מכרטיס אחד פר רצועת זמן (הכרטיסים הם לשימוש אישי)

באירועים שבהם לפסטיבל נוצרת עלות פר משתתף (טורניר שמשולם לצד ג’ פר משתתף, סדנה עם חומרי יצירה וכו’) - אין כרטיסים לחלוקה בחינם ולא תתאפשר כניסת בעלי פאסים. יש לציין מראש במייל ההסבר על הזמנת כרטיסי חינם כי כרטיסים לאירועים אלו זמינים בתשלום בלבד.

כל אחד מהזכאים לכרטיסי חינם יכול להחליף את זכאותו בכרטיסים בקבלת דוכן בן שולחן אחד לשלושת ימי הפסטיבל, בכפוף לחתימה על הסכם השכרת הדוכן מול מנהל יריד הדוכנים.

ניהול רשימת זכאים לכרטיסי חינם

באחריות א. מנהלה לפתוח קובץ גוגל-דוק הכולל את השדות הבאים:

שם מלא + מייל + טלפון + סיווג לאחד מבין: סגל / מרצה / מנחה / פאנליסט / מעביר סדנה / משתתף הפקת מקור / מתנדב / אורח / ימי זכאות לכרטיסים / שם הגורם המטפל בסגל אייקון / האם נשלח מייל הנחיות להזמנת כרטיסים / האם נשלחה הודעה על הכרטיסים המאושרים / האם הודפסו הכרטיסים

שיטת העבודה

**יושלם בעזרת עינת**