ניהול ידע: תחום הלוגיסטיקה והתפעול

מנהל הלוגיסטיקה

אחראי על כל הצרכים התפעוליים של האירוע – ציוד, שירותים מגורמים חיצוניים ותפעול מתחם הכנס.

תחומי אחריות:

1.אחראי על תפעול העוזרים שלו, החובש התורן והאחמ”שים (ראו תחומי אחריות אחמ”שים).

2.איש הקשר הראשי מול אב הבית של האשכול בכל נושא מנהלתי – מיזוג אוויר, תאורת רחוב ופנים, נעילת שערים וחדרים.

3.טרם האירוע, אחראי על ביצוע run-through של כל הלו”ז, מה קורה בכל שעה ושעה בכל מתחם מול האחמ”שים ומהן הפעולות הנדרשות לצורך התפעול, לזהות שעות קריטיות שבהן צריך תגבורת.

4.אחראי על מענה לצרכי עיצוב המתחם והסנכרון בין הצוות הייעודי הזה למנהל ההקמה והפירוק.

5.הציוד של הכנס:  הכרת כל הציוד הקיים והמוזמן – זיהוי השיוך לספקים / לסגל / לאשכול

•סקירה ומיפוי של מלאי הציוד שנמצא במחסן הראשי ואצל כל אנשי הסגל המאחסנים בבתיהם ציוד, וביצוע רכש והובלה של ציוד מתכלה: מים, ציוד משרדי, אל-בד, כלים חד-פעמיים ועוד.

•הכנה מוקדמת לכנס – למפות היכן בקרבת הכנס ניתן להשיג ציוד וחומרים מסוגים שונים.

•אחריות על ניהול מעקב אחר הציוד שבמחסן – ותיאום הפצתו בין כנסים, במיוחד בין ביגור לבין עולמות – יש לבדוק חודשיים מראש מה הציוד שמושך כל כנס והאם אין חפיפות בצרכים. גם בעת הפירוק יש לעדכן אקסל עם פירוט הציוד בכל ארגז, ושכל ארגז יהיה ממוספר ויצויין אצל מי הוא מאופסן.

•ספירת הציוד המתקבל מהספקים ובדיקה כי הגיע במצב תקין כבר עם פריקת הציוד במתחם.

•בקרה על יתרת המלאי של ציוד מתכלה תוך כדי הכנס, ייזום של ביצוע רכש תוך כדי הכנס תוך שימוש בקופה הקטנה שברשותו. הוצאות חריגות באישור מנהל הכנס.

•בתום הכנס – וידוא ביצוע הפרדה בין ציוד של הכנס לבין ציוד של הספקים, ספירת מלאי של ציוד הספקים, וידוא תקינות, וריכוזו בתום הפירוק על מנת לאפשר את הוצאתו המהירה מהמתחם.

•דגש – לפטופ לצורך הקרנה / עריכת וידאו / קופות – אלה שלושה סוגים שונים של לפטופים!

6. עבודה מול מנהל יריד הדוכנים בכל צורך לוגיסטי שעולה תוך כדי כנס – הוספת חיבור לחשמל, כיסאות, אל-בד, טיפול באחסון דוכנים ללילה, הקצאת גופר וכו’.

7.אחראי לתאם סיורי מתחם ביום ובלילה בהם יבדקו נקודות חשמל, מצב התאורה, גדלים של חדרים ונגישותם.

8.היערכות ותפעול מצבי חירום (כולל קריאה למד”א\כיבוי אש ופינוי מבנה במידת הצורך): השגת תיק עזרה ראשונה, לדעת איפה מטפי הכיבוי, איפה מתג החשמל הראשי, לוודא שיציאות החירום אינן נחסמות.

9.הפקות המקור: הפניית האחמ”ש לטיפול בצרכים מיוחדים של הפקות מקור בשעות של חזרות / התארגנויות / מופע עצמו, הכנת חדר הלבשה.

10.קיום ישיבות חפיפה ועדכון לאחמ”שים.

11.טיפול בצרכי הסגל:הפעלה של עמדת מחשב המחובר לאינטרנט ולמדפסת לשימוש הסגל בזמן הכנס, סידור לינה לצוות לילה במהלך שעות הבוקר-צהריים.

12.ריכוז הצרכים הלוגיסטיים של הכנס מהגורמים הבאים: מנהל הכנס, מנהלת הפקת התוכן, מנהל הפונדק, מנהל יד שנייה, מנהל הקופות, מנהל טכני, מנהל יריד הדוכנים. ומנגד – עליו לבקש מסגל כוח אדם את כמות הגופרים הנדרשים על מנת לספק שירותים לכל הגורמים הללו (למשל גופר שיהיה צמוד לדוכנים ביום הראשון, או להפקת מקור).

13.שליחת בקשות לקבלת הצעות מחיר לספקים בכל התחומים וריכוז שלוש ההצעות הזולות ביותר מכל תחום והגשתן למנהל הכנס. ספקים חיצוניים קבועים: דפוס, חולצות, ציוד הגברה, ציוד תאורה, אבטחה, מחשבים (הן לקופות והן להקרנה).

14.סגירת הזמנות (לרבות מועדי אספקה ותנאי תשלום) מול הספקים שנבחרו, מי מהם מביא אלינו ציוד וחומרים ובאיזה מקרים ההובלה באחריותנו. בהתאם – ניהול מסמך גוגל-דוק שכולל:

שם הספק + פירוט הציוד שהוא מספק + מועד האיסוף + מועד ההחזרה + האם מגיע אלינו או אנחנו אליו + האם משלמים בעת האיסוף / בעת ההחזרה / בדואר + סכום לתשלום + לפקודת מי הצ’ק + האם שולם / טרם שולם.

15. קבלת צ’קים ממנהל הכספים, והובלת הציוד לכנס ובחזרה (במקרים בהם ההובלה עלינו), וביצוע התשלום לספקים שסוכם עמם על תשלום בעת קבלת הציוד / התוצרים.

16. אחראי על ניהול האפסנאות, בכלל זה כתיבת נהלים ותפעול המתנדב במקום, כולל פינוי אנשים וציוד שלא אמורים להיות במקום – תדרוך מתנדבי אפסנאות בתחילת משמרת, שמירה על כך שלא יהיו בה כיסאות מיותרים והתקבצויות מוגזמות של סגל, הפרדת חפצים של הסגל מחפצים של הקהל ומציוד של הכנס.

17. לפני ותוך כדי כנס: הדפסת וצילום מסמכים וטפסים.

18. הוספת הספקים שעבד עמם בכנס לבסיס הנתונים הכללי של כל הספקים משנים קודמות.

באחריות מנהל הלוגיסטיקה להציג להנהלת הפסטיבל תוכנית פעולה מפורטת במקרה של ירידת גשם במהלך הפסטיבל.

 

הרחבה לגבי רכש בזמן הפסטיבל:

* לרשום לגופר בדיוק  מהם פרטי הציוד הדרוש

* לבצע רישום  פרטי הקניה (לא רק סכום סופי) מיד עם הגעת הגופר עם הציוד תוך שימור בטופס ההוצאות המקוון בגוגל-דרייב וגם בקלסר לוגיסטיקה לצורך זמינות הנתונים•

*  במידה ויש צורך לשלוח גופר, יש לבקש גופר מהאחמ”ש, אין לקחת גופר לבד.

* קופה קטנה למנהל הלוגיסטיקה: 1,000 ש”ח

 

הוצאת ציוד מהאפסנאות:

-חריגים יחידים ללקיחת ציוד ללא חתימה – צוות תיעוד – חצובה + מצלמה + כבל נלווה, וצוות מקרינים – ציוד חומרי הקרנה בלבד.

יש לתדרך את אחראי האפסנאות כי מקרינים ואנשי צוות התיעוד יכולים לגשת חופשי לציוד תחום המדיה (חצובות, מצלמות, כרטיסי זיכרון, חומרי הקרנה על דיסקים, הארד דיסק נייד וכו’)

 

אחמ”ש – תחומי אחריות

* יהיו 2 אחמ”שים במשמרת – אחמ”ש אשכול ואחמ”ש חוץ-אשכול שיהיה אחראי על הזירה, העירוני, יריד הדוכנים החיצוני, לארפים, הכניסות למתחם. הגבול עובר בגדר הברזל הכחולה בכניסה לבניין האשכול. •פיזור כוסות ומים בכל עמדות      הפסטיבל, האולמות, הדוכנים (כולל המסחריים), הזירה ועמדות השמירה, וכן איסוף      בקבוקי מים ומילויים מחדש. •אחמ”ש אחראי על זיהוי      וטיפול בתקלות לכן, אחמ”ש לא יושב בחדר סגל הוא מפטרל במתחם. •תחזוקה שוטפת של המתחם – אם מצטבר לכלוך, אם      נשפך משהו, אם אלבדים להחשכת חדרים נופלים, אם עיצוב מתחם קורס או נופל      מהקירות – באחריותו לטפל בכך מיד עם היוודע על כך. •הכנת אולמות לקראת האירוע הבא –      טיפול בכל דרישה מיוחדת שדורשת הבאת ציוד מהאפסנאות, סידור מיוחד של האולם      וכו’ – על פי הטבלה הלוגיסטית ובקשות מצוות הפקת תוכן המתקיימות במתחם שלו.      לרבות פעילויות חוץ (סדנאות בירה וכו’) •זמין בקשר לתפעול בלת”מים. •מסייע למנהל ההפקה בתפעול מצבי      חירום •הגופרים שייכים לאחמ”ש      אשכול והוא אחראי לספק אותם לשאר הנזקקים כולל אחמ”ש חוץ-אשכול. בזמן      שאינם מופעלים, גופרים ממתינים בפינת ישיבה תחת אחד מגרמי המדרגות בלובי      אשכול. •סיור במסדרונות לוודא שנשמר השקט ולא מפריעים להרצאות ולמשחקים. •אחמ”ש חוץ אשכול – טיפול במתחם העירוני – לדאוג שיהיה נקי ושקט ולבדוק מדי פעם את חדר           שמירת החפצים – בקרה על האבטחה – בדיקה שהשומרים בעמדות שלהם, שערים לא מאובטחים נעולים בכל עת, טיפול בקריאות שמגיעות מצד שער כניסת רכבים.

למען הסר ספק להלן תחומי האחריות של צוות הפקת התוכן, האחמ”ש לא יבצע את הפעולות הבאות:

1. ליצור קשר טלפוני עם המרצים ביום ההרצאה, לוודא שהם במתחם וללוות אותם עד פתח האולם. שם גם יוודאו שעבודת האחמ”שים והצוות הטכני היא לשביעות המרצה והאולם ערוך לאירוע (גם מבחינת הציוד שהצוות הטכני אחראי עליו, גם מבחינת הציוד שהאחמ”שים אחראים עליו).

2. פתיחת אירועים – כריזת הודעות מודיעין והצגת המרצה.

3. סגירת אירועים – להיכנס לסמן למרצים שזמנם הסתיים.

**

לוח זמנים של התנהלות יום בפסטיבל

הצעה לדוגמה:

יום הפסטיבל הראשון

הגעת דוכנים – 8:30

סגירת המתחם לרכבים – 9:30

פתיחת חדר תיקים 10:00

פתיחת קופות – 10:00

פתיחת פונדק – 10:00

אירוע ראשון – 12:00

פתיחת קופות בצ”א – 15:00

אירוע ראשון בצ”א – 16:00

סגירת יום לובי בצ”א – 21:15

קיפול דוכנים –  21:00 (חדר אפסון – חדרי פסנתר)

אירוע אחרון בבצ”א נגמר 22:00 (שינוע ציוד)

פתיחת לינה חדר ילדים – 22:00

אחמ”ש מסיים – 22:30

סיום מ”ת בעירוני ותחילת לינה כללית – 00:00

סיום אחמ”ש – 23:00

פתיחת חדר משחקים עירוני והוצאת משחקים מחדר משחקים אשכול – 23:00

תחילת אירוע אחרון אשכול – 00:00

סגירת חדר משחקים אשכול – 00:00

סגירת קופות – 00:00

סגירת פונדק – 00:00

סגירת אפסנאות – 00:30

סגירת אשכול – 02:00

סגירת חדר תיקים – 02:00

סיבוב סגירת אשכול – 03:00

יום הפסטיבל השני:

פתיחת חדר תיקים – 7:30

השכמה – 8:00

פתיחת חדר אפסון דוכנים – 8:30

פתיחת קופות – 09:00

פתיחת פונדק – 09:00

אירוע ראשון – 10:00

פתיחת קופות בצ”א – 17:00

אירוע ראשון בצ”א – 18:00

קיפול דוכנים –  21:00 (חדר אפסון – חדרי פסנתר)

סגירת יום לובי בצ”א – 22:10

פתיחת לינה חדר ילדים – 22:00

סיום מ”ת בעירוני ותחילת לינה – 23:00

סיום אחמ”ש – 23:00

פתיחת חדר משחקים עירוני – 23:00

ישיבת פירוק – 23:30

פתיחת לינה – 00:00

אירוע אחרון בבצ”א נגמר 00:00 (שינוע ציוד)

תחילת אירוע אחרון אשכול – 00:00

סגירת חדר משחקים אשכול – 00:00

סגירת קופות – 00:00

סגירת פונדק – 00:00

סגירת אפסנאות – 00:30

סגירת אשכול – 02:00

סגירת חדר תיקים – 02:00

סיבוב סגירת אשכול – 03:00

יום הפסטיבל האחרון:

פתיחת חדר תיקים – 7:30

השכמה – 8:00

פתיחת חדר אפסון דוכנים – 8:30

פתיחת קופות – 09:00

פתיחת פונדק – 09:00

אירוע ראשון – 10:00

פתיחת קופות בצ”א – 15:00

אירוע ראשון בצ”א – 16:00

סגירת יום לובי בצ”א – 20:10

קיפול דוכנים –  21:00

פתיחת לינה חדר ילדים – 22:00

סיום מ”ת בעירוני ותחילת פירוק “רועש” – 22:00

סגירת קופה בצ”א – 22:00

אירוע אחרון בבצ”א נגמר 23:00

סיום אחמ”ש – 23:00

סיום פירוק בצ”א – 00:00

תחילת אירוע אחרון אשכול – 00:00

סגירת חדר משחקים אשכול – 00:00

סגירת קופות – 00:00

סגירת פונדק – 00:00

אפשרות כניסת רכבים – אחרי 00:30

סגירת אפסנאות – 00:30

סגירת אשכול – 01:00

סגירת חדר תיקים – 02:00

סיבוב סגירת אשכול – 03:00

הקמה ופירוק

כחלק מההכנות המקדימות יש לבצע סיור במתחם גם באור יום וגם בלילה. לסיור יש להביא את מנהל יריד הדוכנים.

א. הקמה ופירוק – תחומי אחריות

אחראי על ההקמה והפירוק של הכנס ועל מימוש תוכנית עיצוב המתחם. יכול להשתמש באחמ”ש בתור ע. הקמה ופירוק.

• לפני הכנס: בניית      תוכנית הקמה לכנס ואישורה מול מנהל הפקה. יש לשים לב לשעות הגעת ציוד והצורך      בהעברת מתנדבים לעזרת צוות לוגיסטיקה בשעות אלה. כל איש סגל שלוקח חלק פעיל      בהקמה צריך לקבל לו”ז מפורט של המשימות שבאחריותו לבצע ביום ההקמה.
• יש לבקש מכוח      אדם כמות גופרים מספיקה ל-2 משמרות הקמה ולמשמרת פירוק.
• לפני הכנס: להכין רשימה      מדויקת של ציוד ועזרים הנדרשים לצורך ההקמה עצמה:

על-בדים – כמה מטר ובאיזה צבעים (באייקון נדרשים 400 מטר), אזיקונים (באייקון נדרשים 1500), גלילי גאפר-טייפ ומסקינג טייפ, חבלים, ציליות, כבלי חשמל מאריכים (כמה כבלים ומה האורכים השונים) מפצלי חשמל (כמה שקעים בכל אחד), בקבוקי מים, כוסות חד-פעמיות, מספרים, שילוט המתחם המודפס, דפי A4, עמדת מחשב ומדפסת בחדר סגל ועוד.

• ביום ההקמה: יצירת מיפוי של מתחם הכנס לפני ההקמה וצילום תמונות וכיתות. יש להקפיד על: על-בדים שחורים  על החלונות של הכיתות, שלטי כיתות על הקיר הסמוך לדלת, תליית ניילוניות לטובת      מידע על האירועים בסמוך לשלטי האולמות. הצבת לפטופים ונעילתם.
• תפעול של כל ההקמה תוך שימוש באנשי סגל פנויים כ”ראשי צוותים”

דגשים להקמה:

• בדיקה שמנהלת הקופות הצליחה לבצע: גם הדפסה של כרטיסים שהוזמנו מראש, וגם ביצוע “על      רטוב” של הפקת כרטיסים ללקוח מזדמן לרבות טיפול ב-3 לקוחות מזדמנים ברצף      באופן תקין.
• תפעול ההקמה של הפונדק והמשחקייה
• מינוי תורן      שנשאר ער בלילה שלפני הפסטיבל.
• ביום הראשון של הכנס ימשיך בתפקיד עד תחילת העבודה של האחמ”שים – לאחר תחילת העבודה של האחמ”שים  במידה ונשארה עוד עבודת הקמה יפעל תחת האחמ”שים. כלומר – אחראי על הגופרים עד תחילת עבודת האחמ”שים.

פירוק המתחם

• בניית תוכנית  פירוק אשר מתחילה לקראת סוף היום האחרון.
• עד ירידת  האחמ”ש האחרון פועל תחת האחמ”שים ועם גופרים שהוא מקבל מהם
• לאחר ירידת  האחמ”ש האחרון ממשמרת מקבל את האחריות על המתחם והמתנדבים.
• ביחד עם מנהל הלוגיסטיקה, אחראי על פינוי המתחם וזיכוי מול האשכול.
• פירוק אפסנאות  יהיה באחריות א. לוגיסטיקה עם מתנדבי משמרת הפירוק.

דגשים מיוחדים:

• יהיה לפחות  מתנדב אפסנאות אחד תחת א. רכש מרגע תחילת ההקמה ועד סיום פירוק האפסנאות.
• אין פירוק  מאסיבי (אלא רק של חדרים ואיזורים שאינם בשימוש)  כל עוד יש קהל במתחם.
• באחריותו של א. הקמה ופירוק לבחור מבין אחד האחמ”שים  ע. הקמה ופירוק
• באחריותו של  א. הקמה ופירוק לקבל מכוח אדם משמרות מתנדבים – שתי משמרות הקמה + משמרת      פירוק.
• לא לחלק  לפטופים בין אולמות ועמדות בלי להדביק על כל אחד מהם מדבקה עם שם האולם /   מספר הקופה שלהם – בהתאם למפרט הטכני שלהם (מחשב חזק במיוחד לאולם 1 ולעמדת עריכת וידאו, מחשבי הקרנה רגילים לאולמות האחרים, מחשבים בסיסיים לקופות).

 

משימות:

יש לבדוק אילוצי זמן – האם יש מגמת תיאטרון / קבוצת שומרי משקל / קבוצת בלט – באיזה ימים ובאיזה שעות ואולמות.

הערות:

1.      תיעוד המתחם: חדרים בעירוני יש לרשום כמה שולחנות\כסאות\ציוד מיוחד יש בכל כתה (כולל חלוקה לטורים), אשכול כיתות – רק כמויות ודגש על ציוד מיוחד. לובי אשכול ומסדרונות – מיפוי כל התצוגות (כולל מספור של הדברים שעל הקיר). במידה ויש תקלות בולטות ליידע את יוסי (על מנת שלא יאשימו אותנו בהם).

לאחר התיעוד, כאשר יש זמן (אפשר גם בערב) להעביר את התיעוד למחשב ולשלוח במייל לא. הקמה וכלל צוות הלוגיסטיקה.

התיעוד יתבצע ע”י א. הקמה בלבד

2.      יריד דוכנים – ביצוע תוכנית חשמל בשיתוף עם מנהל יריד הדוכנים