ניהול ידע: הפקת תוכן

הפקת התוכן אוספת מידע מכל מעבירי התכנים בפסטיבל, מייצרת טבלת שליטה הכוללת את כל הנתונים על האירוע, משמשת כגורם  הבלעדי המזין את מעבירי התכנים במידע על הפסטיבל ומשמש אותם ככתובת קבועה לכל סוגיה המתעוררת בדרך להעברת האירוע באייקון.

נקודות המפגש של צוות הפקת התוכן עם מעבירי התכנים:

1. לאחר בניית התוכניה – לאירועים שהוגשו לפסטיבל: הודעה על קבלה לפסטיבל המסכמת את הנתונים הידועים על האירוע ומבקשת הבהרות ותוספות על מנת להשלים את פרטי המידע החסרים.

2. זמן נוסף לאחר בניית התוכניה – לאירועים שהוגשו לפסטיבל: הודעות דחייה

3. לאירועי תוכן לא עיוני - גיוס מנחים במייל ובטלפון

4. לאחר גיבוש לוח הזמנים באופן סופי – מייל הודעה על שיבוץ הפעילות בלו”ז הפסטיבל, לרבות מהם האירועים החופפים לה ובקשה לאשרר את השיבוץ.

5. 3 ימים לפני הדד-ליין לאישרור שיבוצים – שיחת טלפון לכל מי שלא השיב.

6. כאשר מערכת הכרטיסים עולה לאוויר – הזמנה לבקש כרטיסים

7. תזכורת 3 ימים לפני הדד-ליין לבקש כרטיסים

8. מייל על כרטיסים שאושרו במערכת וכיצד ניתן להזמין במחיר מוזל כרטיסים נוספים

9. לאחר הפסטיבל -מייל תודה

 

ניהול הנתונים על אירועי הפסטיבל

טבלת שליטה אחת מרכזית תכלול את כל פריטי המידע על אירועי הפסטיבל:

שם האירוע

סוג האירוע

משך האירוע

מינימום משתתפים

מקסימום משתתפים

גיל מינימום (8/12/15/18)

שמות המשתתפים ותפקידיהם

האם יש אחד או יותר מהתארים הבאים? – ד”ר, פרופ’, עו”ד וכו’.

רשימת עזרים נדרשים

האם יש סידור מיוחד לחדר? יש לכתוב בפירוט רב

שימוש במחשב שלך / של הפסטיבל?

איש הקשר הראשי

טלפון איש הקשר

מייל איש הקשר

האם מאושר לצילום בוידאו [לא כל האירועים מצולמים]

תקציר האירוע

האם מכיל ספויילרים לספר / סרט / סדרת טלוויזיה?

האם נדרשת היכרות קודמת עם נושא האירוע?

ביוגרפיות

אילוצי שיבוץ

הערות נוספות

********  מכאן מגיעים שדות שהפקת התוכן ימלאו בטבלה:

תאריך האירוע

שעת התחלה

שעת סיום

מקום השיבוץ

רמות המחיר

האם נדרשים פרסים, מהם ומי מספק אותם

איש הפקת תוכן שהאירוע באחריותו

האם אושרו תקציר וביוגרפיות?

האם נשלח מייל שיבוץ?

האם איש הקשר אישר שיבוץ?

האם נשלח מייל הנחיות להזמנת כרטיסים?

האם כל המשתתפים הזמינו כרטיסים?

האם לאירוע זה אין כרטיסי חינם?

 טיפול בפריט תוכן – תהליך עבודה

אירוע הפתיחה, אירוע הסיום, אירועי השקה

אירועים אלה הינם אירועים בהפקה עצמית של הפסטיבל ויש להקצות בצוות הפקת התוכן מתאם לכל אחד מהם – שאחראי להזמין את הדוברים, לארגן את הלוגיסטיקה (החל מכיבוד וכלה באופן סידור האזור בו מתרחש האירוע) ולייצר תקצירים של האירועים.

 

 

צוות רכזי התוכן של מנהלת התכנים הראשית

 

• במסגרת צוות הרכזים, מגויסים כל התכנים המשובצים לתוכניה למעט הפקות מקור המטופלות תחת צוות הפקת תוכן כבר מהשלב הראשון.
• בקצרה: רכזי הצוות אחראים על גיוס וציד כישרונות
• במסגרת ההתקשרות מול מעבירי התכנים, ביצוע תיאום ציפיות מקדים לגבי מגבלות ואילוצים בהוצאה לפועל של התוכניות (הרצאות, משחקים, סדנאות וכו’) – על פי מגבלות תקציב, מיקום ושיבוץ כפי שנמסרו על ידי הנהלת הפסטיבל.
• רכזי התוכן יסייעו בפיתוח הקונספט לכדי מוצר מוגמר ולאחר מכן יפנו את מעבירי התכנים למילוי טופס הגשת אירוע – השנה יהיה טופס אחיד לכל סוגי התכנים.

דגשים לבעלי התפקידים בצוות של מנהלת התכנים הראשית:

א. תוכן אקדמי – ישיג פאנלים והרצאות מדע פופולארי – יפיץ קולות קוראים בטכניון, במכון וייצמן, בפקולטות למדעי החברה ולמדעים מדויקים באוניברסיטאות ובמכללות, בבתי ספר לקולנוע. עליו להסתייע במכתב עליו חתומים אנשים מוכרים בעולם האקדמיה שעובדים איתנו, וכולל את פרטי הקשר של א. תוכן אקדמי.

כל אחד מאחראי רצועות התוכן יתבקש לארגן אירוע אחד בתחומו המהווה אירוע מבוא למתחילים.

מפגש רכזים – מפגש צוות התכנים בשלב מתקדם של איסוף התוכן יאפשר שילובים שייצרו תכנים חדשים שלא חשבנו עליהם קודם לכן – סיעור מוחות שיכול להוליד פאנלים מעניינים.

מנהל תכנים ראשי – תחומי אחריות ומשימות מרכזיות

1.       אחראי לבצע בקרה מעת לעת על עורך התוכן, שלוקח את התקצירים עצמאית מהגוגל-דוק ומבקש השלמות.

2.       ריכוז כל התכנים שנאספים שלא באמצעות הטופס המקוון לתוך הטופס המקוון (למשל פניות שמגיעות באמצעות תיבת המייל activities , lectures

3.       ניהול גיוס התוכן – עבודה מול רכזים ייעודיים והגדרת מכסת פעילויות לכל רכז גיוס תוכן. וידוא עמידה ביעדים כמותיים ובלוח הזמנים לגיוס התכנים.

4.       פנייה יזומה למרצים הן מבסיס הנתונים של מרצים בכנסי עבר והן מהמלצות שמגיעות מהסגל, במטרה לשכנעם להגיש הרצאות ושליחת טפסי הגשת אירוע אליהם.

5.       המצאת פאנלים ופנייה למשתתפים מתאימים במטרה לתאם ביניהם השתתפות בפאנל.

6.       גיוס סלבריטאים, סופרים,
אנשים מוכרים בציבור.

7.       הפעלת צוות השיווק לפרסום חוזר ונשנה של הקול הקורא להגשת אירועים בכל אפיקי הפרסום הזמינים.

8.       סיוע לצוות השיווק בהיכרות עם התכנים – פגישה שתסייע למכור את הפסטיבל וכן במידה ותתקיים לפני שיבוץ הלו”ז – גם תיתן למנהל גיוס התוכן אינדיקציה האם לבצע התאמות בתמהיל האירועים.

9.    זימון וניהול ישיבת תכנים במטרה לבצע מיפוי וניפוי של תכנים.

10.   שיבוץ התוכניה בשיתוף עם מנהל גיוס והפקת תוכן משחקים תוך התחשבות באילוצי המשתתפים ושיקולי תוכניה (אירועים שלא יכולים לחפוף וכו’).

11. בניית אקסל עם רשימת האירועים ששובצו כאשר לכל אחד מהם מקצים קטיגוריה וסיווג לרצועה – יש להעביר את קובץ הסיווגים הללו לאישור מול רכזי התוכן הרלוונטיים, בקובץ זה יש להכניס את ספירת כמות האירועים תחת כל רצועה ותחת כל קטיגוריה – כבסיס לעריכת התוכניה.

      להלן רשימת הקטיגוריות: מדע ואקדמיה, אטרקציות חובבים ומופעים, ספרות וכתיבה, על המסך, קומיקס אנימה ומנגה, משחקי תפקידים.

רשימת הסיווגים לרצועות: פאנל, הרצאה, סדנה, מופע, הקרנה, טורניר, משחק תפקידים שולחני, משחק לוח, מיניאטורות לארפ, תחרות, שעשועון, מיוחד, מפגש.

12.  העברת השרביט למנהל הפקת התוכן – בשלב ראשון להנחות אותו בהודעות דחייה וקבלה למרצים ובהמשך – סיוע למנהל הפקת תוכן בסוגיות הקשורות לתוכן עצמו.

13.   עריכת פיילוטים למרצים חדשים.

14.   עיון בתסריטים של הפקות המקור וצפייה בחזרות המלאות הראשונות.

מנהל צוות הפקת התוכן העיוני – תחומי אחריות ומשימות מרכזיות

1.       תקשורת שוטפת מול משתתפי הפסטיבל במספר שלבים – תוך ניהול צ’קליסט לבקרה על מי ענה ומי טרם ענה:

א.       הודעות קבלה ודחייה

ב.       אשרור שמות הסלוטים, מועדי השיבוץ והתקצירים של האירועים והביוגרפיות

ג.        ביצוע השלמת נתונים בהתאם לבקשות עורך התוכן

ד.      תיאום מועדי הצגת פיילוטים להרצאות נבחרות

ה.         בירור צרכים לוגיסטיים + מידע על עזרים ואמצעי המחשה

ו.        טיפול בבקשות כרטיסים (למרצים ולאורחיהם) והדרכה על הזמנה אונליין

ז.      פנייה למרצים שיסייעו בשיווק הרצאותיהם (פורומים, קליפ YOUTUBE)

ח.      הפניית המרצים לפרסום הרצאתם באתר הפסטיבל

2.       הנעת התהליך של הפקת מופע הפתיחה ומופע הסיום של הפסטיבל צריך מפיק לאירועים האלה שיהיה האיש שהפקת התוכן מדברים איתו.

3.       להעביר את כל הדרישות הלוגיסטיות ל-א. לוגיסטיקה ולוודא שהן מטופלות.

4.       להציף בעיות שיבוץ, בקשות מיוחדות וביטולים בפני מנהל התכנים הראשי

5.       ריכוז רשימת כל המשתתפים (מרצים, פאנליסטים וכו’) לצורך הפקת תגי שם.

6.       במהלך הפסטיבל – ליצור קשר טלפוני עם המרצים ביום ההרצאה, לוודא שהם במתחם וללוות אותם עד פתח האולם. שם גם יוודאו שעבודת האחמ”שים נעשתה והאולם ערוך לאירוע.

7.       כריזות מודיעין ופתיחת אירועים באולם 1 – בכל שאר האולמות סגל המקרינים יבצע זאת ולכן יש לצייד אותם בחומר לכריזה.

8.       סגירת אירועים – להיכנס לסמן למרצים שזמנם הסתיים.

העבודה הנ”ל מתבצעת באמצעות צוות הפקת התוכן העיוני – יש לחלק ביניהם את העבודה באופן אחיד ולוודא זמן תגובה מהיר.

דגשים לגבי רכז הפקה –  הפקות מקור:

אחראי על התקשורת השוטפת מול מפיקי הפקות מקור: מופעים, חידונים ושעשועונים – הן טרם הפסטיבל והן במהלכו.

1.       טרם הפסטיבל אחראי לבדוק את התקדמות החזרות וההכנות על מנת לוודא שיבשילו בזמן לכנס.

2.       טיפול בכרטיסים:  הסברים על הזמנת הכרטיסים על ידי השחקנים משלושה סוגים: כרטיסים לעצמם לאירועים אחרים, שני כרטיסים לעצמם בחינם לאורחים מטעמם, וכן כרטיסים משוריינים מראש למשפחה ולחברים ללא הגבלה, אשר יימכרו בתעריף לחברי העמותות המארגנות ויישמרו במעטפות בצד (מעטפה אחת לכל מועד של האירוע) ויחולקו על פי רשימה שמית שתועבר על ידי ההפקה בתמורה לתשלום במקום.

3.       קידום ויחצנות לאירוע – אירועי פייסבוק שהם / אנחנו פותחים, פרומואים בערוץ היו-טיוב של הפסטיבל, פוסטרים במתחם הפסטיבל, ועוד.

4.       אחראי על קביעת זמני חזרות טרם הפסטיבל לרבות בהקמה.

5.       הקצאת חדר הלבשה בזמן הפסטיבל – באחריותו לוודא שכל גורמי ההפקה בפסטיבל מודעים לצרכי הפקת המקור, שהחדר מתפנה עבורם בזמן

6.       הכנות באולם טרם המופע – באחריותו לוודא כי האולם מתפנה עבורם בזמן, שלמעט הצוות הטכני אין בו סגל ומתנדבים, יש לזרז את זמני ההתארגנות כדי למנוע עיכובי לו”ז.

7.   תיק הפקה לטיפול בהפקות מקור – יש לאכוף את יישומו .

תוכן משחקים

יש לגייס את משחקי התפקידים השולחניים כפרויקטים בעלי תוכן דומה או מוטיב מקשר אחר. הרכז יגייס רק את ראשי הפרויקט (בגדול, מי שכותב את המשחק) ומהרגע שבו גויס – יעבור אותו “ראש פרויקט” (מקביל בתוכן העיוני למנהל פאנל) למנהל גיוס והפקת תוכן לא עיוני – אשר יוודא דרישות לוגיסטיות לפרויקט, סדרי גודל של פעילות וסיוע בגיוס מנחים נוספים לפרויקט (במידת הצורך), שיקושרו לראש הפרויקט.

מנהל תוכן משחקים

ישמש הן כמנהל האומנותי של תחום המשחקים והן כמנהל המקצועי של רכזי גיוס תוכן המשחקים.

כמו כן, יהיה כפוף אליו ישירות מנהל הפקת תוכן משחקים. יתווה את תמהיל התוכניה יחד עם

מנהל התכנים הראשי של הפסטיבל, באחריותו לשבץ את כל תכני המשחקים ללו”ז הפסטיבל.

בתחילת הדרך הוא כותב מסמך אפיון מפורט של כל סוגי התכנים המבוקשים והמינונים שלהם

(תמהיל מפורט של תוכן המשחקים). בהמשך הוא מסייע לרכזי תוכן המשחקים בגיוס כל הכותבים.

חריגים – רכזי תוכן והפקה של משחקי לוח ומיניאטורות פועלים בשלבי הגיוס הראשוניים מול מנהל

תוכן המשחקים ולאחר מכן ממשיכים לפעול תחת מנהל הפקת משחקים.

***בתחום המשחקים נתבסס בעיקר על יוזמה של צוות התכנים ופחות על קליטה פסיבית של רעיונות לפעילויות מתוך הקהילה.

תחומי אחריות:

תיאום התוכן הלא עיוני עם מנהל התוכן הכללי של הפסטיבל.

אפיון דרישות הגיוס וסדר גודל לתוכן לא עיוני בפסטיבל.

איש קשר עם חבר וועד המלווה מהעמותה למשחקי תפקידים בישראל.

ניהול צוות רכזי התוכן הלא עיוני – ווידוא עבודה של הצוות, הדרכה, תעדוף פרויקטים מסוימים על אחרים.

תיאום וטיפול בתוכן מיוחד הנוגע לכמה רכזים שונים, כ”כ קישור בין תוכן משחקים לתוכן עיוני מתאים.

מילה אחרונה בנושא אישור או דחיית משחק או פרויקט.

העברת מידע בין מגייסי התוכן לצוות הגיוס וההפקה.

בניית התוכניה הסופית של התוכן הלא עיוני – ווידוא מגוון רחב של פעילויות בכל סבב, ווידוא פיזור המשחקים בצורה שווה בין הסבבים.

חלוקת המשחקים לחדרים בהתחשבות ביכולות צוות ההפקה, הדרישות הלוגיסטיות המיוחדות של המשחקים ועוד – בתיאום עם מנהל הפקת תוכן משחקים.

יכול, טכנית, להחליף כל אחד מרכזי התוכן במקרי חרום/לחפוף רכז חדש אחרי שקודם נעלם, התפטר, עזב את הארץ, נדרס, הפך לערפד…

רכז תוכן משחקי תפקידים שולחניים: (יכול להיות צוות תוכן מ”ת כולל 3 אנשים, יחד עם משחקים חיים)

אחראי על גיוס ראשי פרויקטים, בהתאם לאפיון שהועבר ממנהל התוכן.

מעקב אחרי הפרויקטים לאחר גיוסם. סיוע תוכני למנהלי הפרויקטים, במידת הצורך.

העברת האינפורמציה בצורה מסודרת למנהל התוכן הלא עיוני.

רכז תוכן משחקי תפקידים חיים: (יכול להיות חלק מצוות תוכן מ”ת, לא חייב להיות מישהו ספציפי מתוכו)

אחראי על גיוס מנהלי משחקים חיים, בהתאם לדרישות האפיון של מנהל התוכן.

תיאום מקביל עם מנהל התוכן ומנהל ההפקה – עקב המורכבות הלוגיסטית של לארפים.

קשר עם מנהלי המשחקים לאחר הגיוס, ווידוא תיאום עם צוות הפקת המשחקים (חשוב!)

רכז תוכן והפקה – משחקי קלפים ולוח:

אחראי על גיוס אירועי לוח וקלפים בפסטיבל, בהתאם לדרישות האפיון של מנהל התוכן.

הפקה ולוגיסטיקה של ספריית המשחקים.

איש קשר לגורמים חיצוניים העוסקים בתחום (MIB) – תיאום ביניהם להנהלת הפסטיבל – דאגה לקיום והגדרת מרחב חופשי למשחקי לוח בפסטיבל – ולהצגתו בתוכנייה.

במידה וקיימת אחת, הפקת ספריית המשחקים הלילית – תיאום מול הגורמים הרלוונטיים בפסטיבל (קופות? כוח אדם?)

רכז תוכן – אירועים לילדים

דאגה להנגשת כמה שיותר תוכן בפסטיבל לילדים (להציק לרכזי התוכן האחרים, כדי שבכל פרוייקט תיהיה קבוצה אחת לילדים, אלא אם זה לא אפשרי מסיבה מוצדקת)

ווידוא לקיום ואולי גיוס משחקי תפקידים לילדים (יכולים להיות עצמאיים ולא חלק מפרוייקט) – בעיקר בשעות הבוקר.

שימור תוכן מיוחד לילדים קיים ו/או גיוס תחליפים (ילדים מנחים לילדים, משחק שותפות הורים-ילדים)

מעקב אחרי כל שאר התוכן בפסטיבל, סימון אירועים (עיוניים ולא עיוניים) שמתאימים לילדים – דאגה שאירועים אלה יצוינו כמתאימים לילדים בתוכניה, בעדיפות בקטגוריה מיוחדת. (“אייקון צעיר”)

דאגה לשיווק מתאים של תוכן לילדים – פשוט כי שאר הפסטיבל נוטה לשכוח מהתחום.

אחראי אירוע קהילה וחוצות

זירה, משחקים חובקי-פסטיבל, פילקייה, אירועי חובבים ועוד. תכולת התפקיד תוגדר בהמשך.

עוד דגשים בהפקת תוכן משחקים:

ייעוץ הפקתי למנהל התוכן, רכזי התוכן וכותבי המשחקים בשלב גיוס התוכן

תיאום ובירור עם א. לוגיסטיקה לגבי דרישות לוגיסטיות מיוחדות למשחקים (לפני אישורם!)

גיוס מנחים נוספים לפרויקטים הקיימים בהתאם לדרישה – תיאום מול ראשי הפרויקטים.

איסוף מידע (הפעלת הטלפניה) ממנחים, חלוקת אנשי קשר בין צוות הטלפניה, וידוא עבודת הצוות וניהולו. סידור כל המידע (לכל תוכן המשחקים) בטבלת מידע אחת!

תיאום דרישות לוגיסטיות ואחרות של משחקים, קישור במידת הצורך בין מנחים לשאר בעלי התפקידים בפסטיבל.

חלוקת המשחקים לחדרים בהתחשבות ביכולות צוות ההפקה, הדרישות הלוגיסטיות המיוחדות של המשחקים ועוד – בתיאום עם מנהל תוכן משחקים.

העברת מידע בין גורמים שונים בפסטיבל, העברת טיזרים לתוכניה, העברת הערות עריכת תוכן כתוב חזרה למנחים ווידוא העברת כל התוכן השיווקי ליעדיו בסגל.

הכנת צוות הפקת תוכן משחקים לפני הפסטיבל, חלוקה למשמרות, יצירת טבלת שליטה. ניהול הצוות בזמן הפסטיבל.

צוות הפקת תוכן משחקים

כפופים למנהל הפקת תוכן משחקים.

לפני הפסטיבל:

מילוי חוסרים בטבלאות מידע במשחקים שגויסו. (איסוף מידע, “טלפנייה”)

במידת הצורך, חיפוש וגיוס מנחים או כותבים נוספים לפרוייקטים שבהם חסרים כאלה.

אנשי קשר של מנחים, בחלוקה שתעשה ע”י מנהל הצוות, לאורך כל התהליך מיד לאחר הגיוס ועד ההפקה בפועל. העברת מידע ושאלות אל וממנהל הפקת תוכן לא-עיוני.

אשרור שמות הסלוטים, מועדי השיבוץ והתקצירים של האירועים והביוגרפיות

ביצוע השלמת נתונים בהתאם לבקשות עורך התוכן

בירור צרכים לוגיסטיים + מידע על עזרים ואמצעי המחשה – ולהעביר את כל הדרישות לא. לוגיסטיקה

טיפול בבקשות כרטיסים (למנחים ולאורחיהם) והדרכה על הזמנה אונליין

פנייה למנחים שיסייעו בשיווק (פורומים, קליפ YOUTUBE)

הפניית המנחים לפרסום שקיבל המשחק באתר הפסטיבל

הצפת בעיות שיבוץ ובקשות מיוחדות בפני הנהלת הפסטיבל, כמו גם ביטולים מצד המשתתפים + ריכוז רשימת כל המשתתפים לצורך הפקת תגי שם.

בזמן הפסטיבל:

הפקת סבבי המשחק – עבודה במשמרות לפי סבבי המשחקים (“פותחים / סוגרים סבב”)

ארגון וחלוקת הקהל למנחים בצורה מאוזנת במודל הפרוייקטים. – ובהרחבה:

פיקוח בזמן אמת וחלוקה של שחקנים לסבבים שעלו עם מספר קטן משמעותית של נרשמים לעומת קיבולת המשחק. להיות בקשר עם הקופות בזמן אמת כדי “לדחוף” נרשמים למשחקים בהם חסרים שחקנים. במידת הצורך עליהם לדעת אילו משחקים נכון למזג יחד כדי לאפשר לשניהם לרוץ.

תיאום בין דרישות ההפקה של משחקים עם האחמ”שים בזמן המשמרת.

ווידוא ביצוע לוגיסטיקה הקשורה למשחק (הקמה, העברת ציוד מיוחד מהאפסנאות לפני תחילת המשחק, חלוקת מים לכיתות(

עדכון לייב בשינויים בתוכניית המשחקים בין הקופות-דוכן מודיעין-ומנהל הפקת תוכן משחקים.

וידוא הגעת המנחים לפסטיבל – יש להיות עמם בקשר טלפוני חצי שעה לפני המשחק.

דוגמה לתהליך עבודה בתחום המשחקים:

רכז גיוס תוכן משחקים, מגייס את איתמר וייסברג לכתוב משחק תפקידים מגניב בתמת קונספירציה ביפן הפאודלית. הרכז הוא איש תוכן, הוא יודע שהמשחק מגניב ושאנשים ירצו להירשם אליו, הוא גם יודע לפנות לאיתמר, שהוא איש תוכן מוכר – והרכז הוא מישהו שיודע את זה.
אחרי שאיתמר מתחיל לכתוב את המשחק, רכז תוכן משחקים מודיע למנהל תוכן המשחקים שאיתמר כותב את המשחק.
איתמר מנהל את הפרויקט וכותב אותו – ובתיאום עם הרכז, איתמר כותב את המשחק לכמות החדרים הנדרשת, לכמות האנשים הנדרשת ולכמות הסבבים הנדרשת. עכשיו הוא צריך צוות שיריץ את המשחק. ברוב המקרים – יהיו לו חברים שהוא יביא איתו, אנשים שיעבדו איתו בפרוייקט ויכתבו איתו חלקים מהמשחק.
במידה ולא, מנהל תוכן המשחקים פונה למנהל הפקת תוכן משחקים ואומר לו “לאיתמר יש משחק, אנא גייס 4 מנחים נוספים שיעבדו איתו על זה” – ואת זה עושה מנהל ההפקה, באמצעות הטלפניה שלו.

 

 

המיילים לשליחה למשתתפי הפסטיבל

 

נושא: השתתפות בפסטיבל אייקון 2014

שלום XXXX,

בשם הנהלת פסטיבל אייקון, אני שמחה להודיעך כי הצעתך להעברת הרצאה/פאנל/סדנה/נא לרשום את סוג האירוע התקבלה ותשובץ בתוכנית הפסטיבל השנה. אנו מבקשים להודות לך על ההיענות, הנכונות וההשקעה.

הפעילות שובצה בתאריך            בשעה                    .

חשוב לי לקבל את אישורך הסופי לגבי קיום האירוע בהקדם האפשרי, וכן אשרור של  פרטי המידע הבאים, אשר עברו עריכה:

 

שם הפעילות:

תקציר הפעילות:

הביוגרפיה שלך:

בהמשך הדרך, צוות הפסטיבל יעמוד עמך בקשר לבירור כל הצרכים הטכניים הנוגעים לאירוע ולשיבוצו, לתיאום בקשת כרטיסים לאירועים ועוד.

בכל שאלה ניתן להתייעץ עם צוות הפסטיבל. בכל מקרה שבו לא ידוע לך מי הכתובת לשאלותיך, ניתן לפנות אלי ואני אעביר את השאלה לגורם המתאים.

בברכת פסטיבל מהנה,

שם

צוות ניהול תוכן

פסטיבל אייקון 2014

הודעה למרצה שלא התקבל

נושא: תודה על פנייתך פסטיבל אייקון 2014

 

שלום XXXX,

בשם צוות ההפקה, אני רוצה להודות לך בשנית על ההצעה לקיים אירוע בפסטיבל אייקון 2014 המתקיים בחול המועד סוכות.

עקב ריבוי הפונים לא ניתן היה לשבץ את כל התכנים שהוגשו. יחד עם זאת, בחודשים הקרובים נפרסם באתרי האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה קול קורא לפעילויות עבור כנס החורף “מאורות” וכנסי האביב “עולמות” ו”גיבורים”, הנך יותר ממוזמן להגיש את הצעותיך בכנסים אלה.

נשמח לראות אותך בין מבקרי הפסטיבל

שם

צוות ניהול תוכן

פסטיבל אייקון 2014

 

מייל הסבר להזמנת כרטיסים

נושא: הזמנת כרטיסים לפסטיבל אייקון

שלום,

פסטיבל אייקון 2013 שמח להזמינך להתארח בפסטיבל. בתוכניית הפסטיבל למעלה מ-250 אירועים מרתקים המתפרסים לאורך שלושה ימים. לאור תרומתך אתה זכאי לקבל כרטיסי חינם אישיים לאירועי הפסטיבל.

 

הזמנת כרטיסי חינם

שים לב! יש להזמין את הכרטיסים עד 2 בספטמבר. הקדם להזמין – מספר כרטיסי החינם לכל אירוע מוגבל. נעשה כמיטב יכולתנו לשריין מקומות גם להזמנות שיישלחו אחרי 2 בספטמבר, אך ייתכן שחלק מכרטיסי החינם יאזלו בשלב זה.

הכרטיסים שתקבלו הם אישיים ואין להעבירם לאחרים.

אירועים שאין להם כרטיסי חינם

**רשימה**

רכישת כרטיסים מוזלים

אזלו הכרטיסים לאירוע שביקשת? תוכל לרכוש אותם בתעריף מופחת, זהה לזה של חברי העמותות המארגנות, בהזמנה מראש או במהלך הפסטיבל.

 אירועי חינם: יש להזמין מראש כרטיסים גם לאירועי החינם, שכן עלינו לווסת את כניסת הקהל אליהם.

איך מזמינים כרטיסי חינם?

את ההזמנות לכרטיסים יש לבצע דרך תוכניית הפסטיבל:

1. בלינק המצורף, הכנס את כתובת המייל שלך ולחץ שלח.

2. כעת תקבל למייל את סיסמתך הזמנית החדשה.

3. עם כניסתך הראשונית למערכת תתבקש לבחור סיסמה קבועה..

4. בחר אירועים מתוכניית הפסטיבל באמצעות לחיצה על “הוסף לסל”. כל הוספה לסל מעדכנת את “סל האירועים” שלך, שאליו ניתן לגשת מהתפריט העליון. אירוע שהוספתם לסל יסומן בצבע בתוכנייה שבאתר.

5. לאחר שבחרת את כל האירועים שבהם אתה מעוניין להשתתף, ההזמנה תישמר במערכת ותועבר הלאה ללא צורך בכל פעולה נוספת מצדך. אפשר לשנות או לעדכן את ההזמנה עד תום מועד הזמנת הכרטיסים, ב-2 בספטמבר.

שים לב: ההנחיות באתר מיועדות בראש ובראשונה ללקוחות משלמים. למרות הכתוב בהם, אורחי הפסטיבל אינם צריכים ליצור קשר עם מוקד ההזמנות בתום תהליך ההזמנה. די בכך שהאירועים יופיעו בסל, ואין צורך בפעולה נוספת מצדך.

אישור הזמנת הכרטיסים

כשבוע לפני הפסטיבל תקבל דוא”ל שמזמין אותך לשוב ולהיכנס למערכת ותוכל לראות את הכרטיסים שאושרו לך בתוך סל ההזמנות במערכת: הכרטיסים שהזמנת וקיבלת יסומנו ב-V. כמו כן תקבל בשלב זה הזדמנות לבצע שינויים בהזמנה שלך. אנו נשתדל, כמובן, להקצות לכל אדם כמה שיותר כרטיסים מתוך אלה שהזמין.

קבלת הכרטיסים בזמן הפסטיבל

לקבלת הכרטיסים, כל שעליך לעשות יהיה לגשת לדוכן המודיעין בפסטיבל, שם ימתינו הכרטיסים שהזמנת ותג השם שלך.

אנו ממליצים לך למהר ולהזמין את כרטיסיך כדי שתוכל לקבל את כל הכרטיסים בבת אחת עם תחילת הפסטיבל בלי צורך לגשת לקופות בכל פעם שתרצה להיכנס לאירוע. כך תוכל להגיע לאייקון בראש שקט, ובאותה הזדמנות גם תקל במעט את העומס המוטל על אנשי הסגל.

מייל שיישלח בתקופת הזמנת הכרטיסים למשתתפי האירועים שהם תוכן עיוני:

נושא: האנשים שילוו אתכם בפסטיבל אייקון

בעודכם בוחרים את הכרטיסים לאירועים בהם אתם מעוניינים לבקר, ברצוננו לספר לכם מעט על האנשים שתפגשו ביום האירוע.

בראש ובראשונה, סגל הפקת התוכן של הפסטיבל, בראשותה של שירה ספיר – אשת הפקה ותיקה המלווה את פסטיבל אייקון, כנס עולמות ואירועים נוספים לאורך שנים. אנשי הפקת התוכן מלווים אתכם מזו תקופה, וימשיכו להיות הכתובת שלכם עד לאירוע עצמו.

עמדת המודיעין של הפסטיבל, הממוקמת בסמוך לקופות, כוללת בתוכה מעטפה על שמכם, ובתוכה – תג עם השם שלכם, אותו נשמח שתענדו בעת שהותכם במתחם, וכן הכרטיסים שיוזמנו עבורכם. אנשי המודיעין ישמחו לענות לכם על כל שאלה בנוגע למתחם ולאתר עבורכם כל איש סגל לו הנכם זקוקים.

באולם שלכם, תפגשו החל מרבע שעה טרם האירוע, את המקרין/ה שלכם. סגל המקרינים של האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה מפעיל את כל הכנסים שבהפקתנו. הצוות כולל כ-20 מתנדבים שעברו הכשרה מקיפה, והם נבחרו מתוך מיטב המתנדבים שלנו על מנת שתוכלו להעביר את האירוע בראש שקט.

אנו ממתינים להשלמת הבקשות שלכם לכרטיסים ובקרוב נשלח אליכם אישור על הכרטיסים שהוזמנו עבורכם.

בברכה,

הנהלת פסטיבל אייקון 2014

**********************

נושא: תודה על השתתפותך באייקון 2014

שלום רב,

 רק לפני כמה ימים הסתיים פסטיבל אייקון ה-18 למדע בדיוני, פנטזיה ומשחקי תפקידים, שהיה הגדול והאינטנסיבי ביותר מאז ומעולם. יחד הפקנו פסטיבל ענק ומהנה, עם אורח כבוד ואורחת מיוחדת מחו”ל, כ-270 אירועים בשלושה ימים, עם אלפי מבקרים, יריד דוכנים ענק, וכמובן תכנים מגוונים ומרתקים.

את ההצלחה אנו מייחסים בראש ובראשונה לכל המרצים, המנחים וכל שאר יוצרי תכנים המשובחים שהצליחו לקסום ולהקסים את הקהל של הפסטיבל והעניקו לאייקון את הקסם שלו - וכמובן גם לך ביניהם. אנו מודים לך מקרב לב על תרומתך הרבה להצלחת הפסטיבל ועל הזמן, המחשבה והעבודה שהשקעת לשם כך. היה לנו לעונג לארח אותך באייקון.

האגודה הישראלית למדע בדיוני ולפנטסיה והעמותה למשחקי תפקידים בישראל תקיימנה אירועים דומים גם בעתיד, ואנו מקווים מאוד שגם הם יצליחו לעודד אותך לתרום מכישוריך וממרצך.

אשמח לקבל ממך כל משוב או הצעה לשיפור ונעשה מאמץ ליישמם בכנסים ובפסטיבלים הבאים, ובפרט על איכות השירות שקיבלת מהמקרין בעת האירוע ועל היחס שקיבלת מאנשי התוכן של הפסטיבל בכל שלב ושלב. כמו כן אשמח לשמוע ממך אם היו אנשי סגל ו/או מתנדבים שהיית רוצה לציין במיוחד את תרומתם להצלחת האירוע, שכן היכולת שלנו להעמיד הפקה מוצלחת ומקצועית נשענת בראש ובראשונה על היכולת שלנו לטפח את המשאב האנושי.

להתראות באייקון 2015,

מייל עדכון לבעלי פאסים – מייל שמוציא א. מנהלה לסגל הפסטיבל (אך קשור למשפחת המיילים על כרטיסים):

סגל יקר,

 אם קיבלתם מייל זה, משמע שאתם מקבלים פאס כניסה במהלך הפסטיבל. הפאס מקנה לכם כניסה חופשית לכל אירועי הפסטיבל, אז אין צורך שתזמינו כרטיסים מראש דרך המערכת.

 הכניסה לאירועים מחוץ לתפקיד (משמע, אירועים בהם אתם רוצים להיות) היא על בסיס מקום פנוי. בבקשה היכנסו לאולם רק אחרי שהקהל נכנס.

 נוהל נוסף שברצוני להזכיר – הפאס הוא שלכם ושלכם בלבד. אין להעביר אותו או להכניס קהל איתו.